Confrontiamo: Sprechi aziendali di produzione e sprechi di ufficio
In realtà è possibile tracciare molti parallelismi tra gli sprechi di produzione individuati dalla Lean Production e gli sprechi in ufficio, utili per renderti conto di quanto l'approccio Lean sia in realtà versatile e di quanto gli strumenti possano essere declinati per l'uso nei più diversi contesti.
Sprechi aziendali di produzione e in ufficio secondo la Lean Production
Iniziamo con l'approfondire che cosa viene considerato spreco in ottica Lean. Gli sprechi più semplici da individuare sono quelli materiali, che si legano prevalentemente alle fasi produttive. Possiamo considerare sprechi tutti gli scarti di produzione e i materiali non più recuperabili.
La Lean Production, tuttavia, si spinge oltre, considerando sprechi tutte le risorse che non producono valore.
In quest'ottica, il concetto di spreco viene ampliato e slegato da quanto è puramente materiale: gli sprechi possono riguardare il tempo, la forza lavoro, le competenze e i talenti dei collaboratori, le risorse e il tempo.
Intervenire per eliminare gli sprechi significa ottimizzare l'organizzazione, in modo tale da permettere a ognuno di questi elementi di produrre il massimo del valore possibile.
Corrispondenze tra sprechi di produzione in fabbrica e negli uffici
Le principali tipologie di spreco possono dunque essere individuate sia all'interno del comparto produttivo, sia all'interno degli uffici. Ecco una loro classificazione che ti aiuterà a metterti alla ricerca delle inefficienze all'interno della tua azienda.
Sovraproduzione
Se all'interno di un'azienda può risultare facile individuare la sovrapproduzione di materiali o di prodotti, devi ricordare che esistono anche altre forme di questo tipo di spreco: negli uffici, in particolare, la sovrapproduzione può riguardare le informazioni.Un sistema che produce e fa circolare più informazioni di quante non sia necessario, è un sistema che genera degli sprechi: occorrerà intervenire per fare in modo che tempo e risorse siano dedicate solo a ciò che serve davvero.
Sprechi di tempo
Dalla gestione corretta del tempo, una delle risorse più preziose per l'azienda, possono dipendere profonde variazioni del bilancio. Tuttavia, dal momento che i suoi effetti sono percepibili solo in maniera indiretta, il rischio principale è quello di sottovalutarne l'importanza.
In ufficio come in produzione, gli sprechi di tempo si legano all'organizzazione di strutture più complesse del necessario, oppure come conseguenza di sistemi inefficienti che generano sovrapproduzione.
Sprechi di risorse
Si tratta di un punto particolarmente importante, poiché abbraccia una grande varietà di fattori. Gli sprechi di risorse possono essere legate alla produzione: dalla materia prima all'energia non ben finalizzata e trasformata in scarto, fino a prodotti finiti che non rispondono in modo specifico ad esigenze dei clienti.
All'interno degli uffici, la più comune forma di questo tipo di sprechi risulta essere conseguenza di una mancata integrazione dei processi IT: attraverso un miglioramento di questo tipo è possibile limitare gli sprechi di materiale cartaceo, stampe, energia.
Se possono sembrare piccoli dettagli, prova a monitorare questi sprechi all'interno di un ufficio in una comune giornata e moltiplicali per tutti gli uffici, tutti i giorni lavorativi dell'anno.
Ancora più sottovalutati, eppure ancora più importanti, sono gli sprechi di risorse umane, ovvero delle competenze e dei talenti dei lavoratori: ecco perché è considerato fondamentale, per la Lean Production, creare un ambiente di lavoro che favorisca l'espressione massima delle capacità dei singoli collaboratori e la loro autonomia, nella piena messa a frutto del loro spirito critico.
In conclusione...
Questa generale panoramica ti può essere utile a capire come implementare la Lean Production ad ogni livello aziendale e, soprattutto, ad evitare uno degli errori più comuni, ovvero l'adozione di principi Lean soltanto in alcuni dei comparti interessati.
In realtà, produzione e amministrazione possono essere speculari e generare sprechi derivanti dagli stessi errori.
Una gestione organizzata in modo tale da ottenere il massimo da ogni risorsa è la chiave per poter eliminare gli sprechi aziendali, a qualsiasi livello essi si presentino.
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