News del 09/04/2020
Multitasking - un killer silenzioso, sconfitto con il Kanban
Il multitasking è un killer silenzioso della produttività, camuffato da un 'hack di vita'. Nel loro libro Organizza la tua mente, Organizza la tua vita, gli autori Dr. Paul Hammerness e Margaret Moore descrivono come il multitasking aumenta il rischio di commettere errori e di perdere informazioni e segnali importanti .
Multitasking - un killer silenzioso, sconfitto con il Kanban
La loro ricerca mostra che le persone con multitasking hanno meno probabilità di conservare le informazioni nella memoria di lavoro, il che può ostacolare la risoluzione dei problemi e la creatività. Yikes!
Cercare di essere costantemente in modalità multitasking, ci rende ansiosi, depressi e socialmente isolati, ma non deve essere così. Al centro di tutti questi problemi c'è la nostra incapacità di concentrarci, che deriva da una mancanza di intenzionalità. Se possiamo essere più intenzionali con il nostro tempo ed energia, possiamo riguadagnare la concentrazione di cui abbiamo bisogno per sentirci nuovamente soddisfatti dal lavoro.
Ma come possiamo trovare l'intenzionalità nel nostro lavoro quando c'è così tanto da fare, sempre?
Non è facile, ma è possibile. Kanban è un modo di pensare e gestire il lavoro che può portare disciplina e concentrazione nella tua giornata lavorativa. Incoraggiando ad identificare, stabilire le priorità e completare intenzionalmente gli oggetti di lavoro uno alla volta, Kanban può aiutare a combattere gli effetti dannosi del multitasking in un mondo iperstimolato. Ecco alcuni dei modi pratici in cui Kanban può aiutarci a ritrovare l'intenzionalità e concentrarci sul nostro lavoro.
FORNIRE LA RISPOSTA A: COSA STAVO FACENDO?
Kanban è un sistema ideale per riqualificare il nostro cervello per praticare il single-tasking, perché ci porta a pensare intenzionalmente quali compiti dobbiamo completare. Quindi, questi compiti, rappresentati come carte, servono come promemoria visivo di ciò che deve essere fatto.
Immagina il tuo normale processo di lavoro: ti siedi al tuo computer con 30 minuti prima della prossima riunione. Apri la tua e-mail, rispondi ad alcune cose relative al lavoro, distratti da una vendita flash di uno dei tuoi marchi preferiti, ti rendi conto che probabilmente dovresti controllare il tuo conto bancario, rispondere a un messaggio di tuo figlio…. E sono passati 30 minuti, così. Cosa hai fatto? Molto poco. Alla fine della giornata, vai a casa con diversi compiti ancora incombenti sopra la tua testa. Ci lavori dalle 22:00 a mezzanotte mentre la tua famiglia dorme.
Con Kanban, inizieresti aprendo la tua scheda Kanban. Vedrai di avere due carte in Doing: una è un progetto più ampio che probabilmente non hai tempo di approfondire. L'altra è una piccola attività: rivedere una proposta inviata da un fornitore. Leggi la proposta, fai alcuni commenti e la rispedisci al venditore con il tempo libero. Alla fine della giornata, ti senti sicuro della quantità di lavoro che hai completato quel giorno. Sai su cosa pensi di lavorare domani. Trascorri la serata con la tua famiglia e vai a dormire a un'ora ragionevole.
MINIMIZZARE LE DISTRAZIONI
Il lavoro non pianificato è un altro killer della produttività. Senza un sistema per stabilire la priorità di un'attività rispetto a un'altra, tutto sembra urgente, aumentando le probabilità di impegnarsi nel multitasking. Troppo spesso, ci sentiamo come se dovessimo essere sempre disponibili in modo da non perdere nulla: dobbiamo avere notifiche notifiche e-mail, ecc. Che ci seguono ovunque andiamo.
Kanban può aiutarci a ridurre al minimo le distrazioni fornendo un sistema con il quale possiamo dare la priorità al lavoro. Quando arriva una richiesta di lavoro non pianificata, possiamo tranquillamente dire: "Sto lavorando al completamento dell'attività A in questo momento, ma poi avrò la capacità di aiutarti con l'attività B. Ti raggiungerò quando sarò pronto ad aiutare con il compito B. "
La realtà è che essere "sempre attivi" significa che in realtà non siamo mai "completamente attivi". Nel migliore dei casi, siamo sul pilota automatico: tecnicamente stiamo facendo il lavoro, ma senza la creatività e l'innovazione di uno sforzo umano mirato.
L'uso di Kanban per gestire il tuo lavoro ti aiuterà a sentirti più a tuo agio nel disattivare le notifiche, perché ti renderai conto che fanno molto più male che bene. E a meno che il tuo lavoro non richieda davvero che tu sia sempre disponibile, sarai molto più efficace nel portare a termine il tuo lavoro se hai la concentrazione e la capacità di farlo.
L'uso di Kanban per gestire il tuo lavoro ti aiuterà a sentirti più a tuo agio nel disattivare le notifiche, perché ti renderai conto che fanno molto più male che bene. E a meno che il tuo lavoro non richieda davvero che tu sia sempre disponibile, sarai molto più efficace nel portare a termine il tuo lavoro se hai la concentrazione e la capacità di farlo.
TROVARE IL WORK-LIFE BALANCE
Quando cerchiamo di dare il massimo al lavoro, spesso trascuriamo altre cose importanti: come mangiare cibo vero, fare esercizio fisico, vedere amici o passare del tempo con la famiglia.
Quando sentiamo di fare progressi nella nostra vita personale, ci sentiamo in colpa per non dare il 110% al lavoro. È una lotta costante, che contribuisce alla nostra ansia quotidiana e rende difficile godersi veramente la vita.
Un esempio delle abitudini che rende molto più difficile raggiungere l'equilibrio nelle nostre vite è che sfochiamo costantemente le linee tra le diverse aree della nostra vita. Andiamo a una lezione di yoga, ma portiamo il telefono con noi per poter monitorare la nostra e-mail.
Non c'è da meravigliarsi se non riusciamo a dare il massimo alla vita, perché quando proviamo a fare tutto in una volta, non possiamo.
L'utilizzo di Kanban può aiutarci a pianificare le nostre giornate, in modo che alla fine possiamo dire: "Ho pianificato di completare queste tre attività oggi, e l'ho fatto."
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