Intraprendere il miglioramento continuo, Parte 3: Aggiustamento continuo


Nei primi due post di questa serie, abbiamo discusso su come intraprendere  il miglioramento continuo: in primo luogo impostando una scheda Kanban che permette di monitorare e misurare il lavoro del team.
 
Successivamente abbiamo affrontato la racccolta dei dati, la definizione delle priorità, l'implementazione e la misurazione del'impatto delle idee di miglioramento continuo proposte dal team.
 
Per fare questo abbiamo usato il framework "PDAC", in particolare i primi 3 punti: Plan, Do e Check. In questo post, parleremo invece di come  integrare veramente il miglioramento continuo nel processo del  team e regolare le attività di Aggiustamento (A) in base a ciò che apprendi. Condivideremo i nostri migliori consigli per rendere il miglioramento continuo parte integrate del tuo team. .


RENDIAMO IL MIGLIORAMENTO CONTINUO PARTE DEL FLUSSO DI LAVORO

Al fine di rendere veramente la pratica del miglioramento continuo una parte del flusso di lavoro del tuo team, è importante adottare gli step che descriveremo sotto in modo proattivo e consapevole. 

1) ISTITUISCI UN CADENZA REGOLARE PER GLI INCONTRI / RETROSPETTIVI DEL KAIZEN.

Anche se la maggior parte dei team vede probabilmente valore nel loro miglioramento continuo, o Kaizen, le riunioni di solito sono la prima cosa da fare quando il team si "impegna".
 Meating miglioramento Continuo!

Per evitare che le iniziative di miglioramento continuo scivolino nell'etere di "un giorno faremo", è importante stabilire una cadenza regolare per le riunioni / retrospettive di Kaizen. La maggior parte dei team ha successo quando allinea questi incontri con la cadenza della pianificazione. Ad esempio, se la tua organizzazione viene sottoposta a pianificazione PI, mettere da parte una riunione specifica durante quel periodo per rivedere e discutere le iniziative di miglioramento continuo potrebbe essere un ottimo modo per garantire che il lavoro di Kaizen non vada in fumo.

Bisogna però far attenzione a non rendere questa occasione unicaper la discussione delle attività di miglioramento, ma dovrebbe fungere da forum regolare e più formale in cui idee nuove ed esistenti possono essere discusse e assegnate le priorità.  Questo è anche il momento per misurare l'impatto delle attività di miglioramento e per adeguare le strategie secondo le necessità. Di seguito una testimonianza pratica:

"Ad esempio, utilizzando il rapporto Flusso / efficienza, posso vedere esattamente dove il lavoro è in attesa e approfondire dove ci stiamo bloccando. Nei casi in cui il blocco si verifica a causa di una dipendenza da un gruppo esterno, i dati mi aiutano a quantificare quanto tempo perdiamo mentre stiamo aspettando che facciano la loro parte. Con queste informazioni, posso negoziare meglio risorse extra e colmare il divario nei tempi di risposta ".

2)TRACCIA IL LAVORO  KAIZEN SULLA KANBAN BOARD DEL TEAM

 
Nei post precedenti di questa serie, abbiamo discusso dell'importanza di visualizzare l'attività di miglioramento continuo insieme ad altri lavori sulla scheda Kanban del tuo team. Puoi scegliere di differenziare queste carte usando un tipo di carta diverso.

Questo è utile per diversi motivi. Innanzitutto, incoraggerà il tuo team a trattare il lavoro di miglioramento continuo con la stessa serietà con cui tratta il lavoro prioritario del progetto. In secondo luogo, ti aiuterà a gestire in modo accurato la capacità e il WIP, in quanto sarai in grado di vedere tutto il lavoro che il tuo team ha effettivamente in corso (non solo il lavoro prioritario del progetto).

Infine, includendo il lavoro di Kaizen sulla tavola Kanban, potrai discutere delle attività di Kaizen durante i tuoi standup regolari. Per fare ciò, è sufficiente aggiungere una domanda sulle attività di miglioramento continuo alle altre domande di standup regolari, ad esempio: Quali attività di miglioramento abbiamo attualmente in corso e cosa dobbiamo fare per portarle avanti?
 

3)CELEBRA GLI OBIETTIVI KAIZEN RAGGIUNTI

Celebrare i successi Kaizen! 
 
Probabilmente hai sentito parlare dei meriti della celebrazione di piccole vittorie. Sia nella nostra vita personale che professionale, prenderci del tempo per riconoscere i piccoli segni del progresso può aiutarci a rimanere motivati ​​a lavorare per raggiungere grandi obiettivi.

Celebrare le piccole vittorie è particolarmente importante se stai cercando di incorporare il miglioramento continuo nel flusso di lavoro quotidiano del tuo team. A volte, le attività di miglioramento continuo potrebbero richiedere noiosi sollevamenti ad alta intensità di lavoro che avranno un impatto enorme nel lungo periodo, ma a breve termine, potrebbero allontanare i membri del team da altri lavori prioritari.

Per questo motivo, per alcune persone del tuo team, trascorrere del tempo in attività di miglioramento continuo può sembrare un rischio, dal momento che potrebbe non avere un impatto misurabile direttamente o immediatamente. Questo è il motivo per cui è fondamentale per i leader Lean cercare di riconoscere e celebrare le attività di miglioramento continuo, tanto quanto se non di più rispetto al lavoro prioritario del progetto.
Celebrando quelle piccole vittorie di Kaizen, creerai uno spazio sicuro per il tuo team per continuare a identificare e perseguire l'aumento dell'efficienza, della produttività e della capacità del tuo team creare valore. Dimostrerai  che le attività di miglioramento continuo sono importanti e che gli sforzi spesi per il lavoro di Kaizen saranno riconosciuti.
 

4)ORGANIZZA UNA RIUNIONE SUL MIGLIORAMENTO CONTINUO PER I NUOVI MEMBRI DEL TEAM 

 Infine, un altro modo per mantenere il miglioramento continuo è quello di assicurarsi che tutti i membri del team abbiano una comprensione completa di come funziona, specialmente quando il team cresce. Rendi l'attività di miglioramento continuo inclusiva per tutti i membri del tuo team e incoraggia il buy-in a lungo termine inserendolo nel processo di onboarding del tuo team. In questo modo, i nuovi membri del team - che potrebbero avere una prospettiva incredibilmente preziosa come " UNA VISIONE NUOVA " - saranno in grado di partecipare attivamente all'attività di miglioramento continuo. Benvenuto neal team del miglioramento continuo Lean! 

 
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