Intraprendere il miglioramento continuo, Parte 2: Implementazione e misurazione


Nello scorso post di questa serie che tratta il miglioramento continuo, abbiamo affrontato la pianificazione del miglioramento, incluso il modo in cui impostare la scheda Kanban per raccogliere metriche di miglioramento continuo significative. Continuando  il framework PDCA (Plan-Do-Check-Adjust), in questo articolo tratteremo i due passaggi successivi alla pianificazione: Do ​​and Check!


DO: IDENTIFICA LE AREE IN CUI IMPLEMETARE IL MIGLIORAMENTO

Incoraggiamo sempre i team a progettare la loro prima scheda Kanban per riflettere accuratamente il loro processo attuale, anche se può essere allettante tentare di iniziare a implementare miglioramenti non appena ne vedete le opportunità.

Questo perché è utile, quando si identificano le aree da migliorare, avere una chiara comprensione del problema: che cos'è, come influenza la tua squadra e quale impatto a valle potrebbe avere. In questo modo, quando inizi a fare il brainstorming delle soluzioni per quel problema, sarai in grado di progettare un modo per misurare l'impatto di ciascuna soluzione e determinare se la soluzione ha raggiunto con successo il risultato previsto.

È anche importante aspettare di apportare modifiche fino a quando non puoi discuterne con tutti coloro che usano la lavagna. Se inizi a implementare le modifiche senza discuterle all'interno del team, potresti creare una scheda che funziona perfettamente per alcune persone e non funziona affatto per gli altri.

Quindi, decidi di aspettare fino a quando il tuo team non potrà incontrarsi prima di implementare qualsiasi modifica alla tua scheda Kanban. Buon lavoro! Pianifica una riunione e riunisci tutto il team in una stanza, attorno a uno schermo in cui viene visualizzata la tua lavagna Kanban.

COSA SUCCEDE SE SI HANNO IDEE PRIMA DELLA RIUNIONE?

Prendi appunti sulle opportunità di miglioramento che vedi in modo da presentarti preparato alla riunione e discuterne con i tuoi colleghi. Questo è un modo per tenere traccia delle tue idee di miglioramento. Un altro è — niente di stravolgente — visualizzarli sulla tu scheda personale!

Per fare questo, crea un tipo di cartellini diverso sulla tua scheda per idee Kaizen — miglioramento continuo —. Ogni volta che qualcuno nel team ha un'idea per un miglioramento continuo, invitali a creare un carotolino di quel tipo  e posizionarlo nel backlog.

e sei preoccupato che questi nuovi cartellini ingombreranno la tua scheda o che fanno confusione con le metriche del tuo tabellone, puoi anche scegliere di usare un tab separato per le attività di miglioramento.

KAIZEN a torino
Per motivi di discussione in un secondo momento, può essere utile definire, come squadra, i dettagli che desideri includere in ogni scheda. Questi potrebbero includere:
  • Qual è il problema?
  • Quando si verifica il problema?
  • Chi interessa il problema?
  • Quale impatto ha attualmente il problema sul team?
  • Cosa cambierebbe se risolvessimo questo problema?
Le risposte a queste domande possono essere brevi, purché aiutino il team a comprendere rapidamente l'entità del problema. Ciò ti impedirà di dover trascorrere del tempo nella riunione di Kaizen spiegando cosa significa "avere bisogno di un processo migliore per i test".

Quindi, quando il team si incontra per discutere, filtra il tabellone per visualizzare solo il tipo i cartellini Kaizen e lascia che i membri del gruppo aggiungano cartellini per discuterne se non lo hanno già fatto.
 

TIPI DI OPPORTUNITÀ DI MIGLIORAMENTO

Prima di approfondire il modo in cui eseguire il tuo miglioramento continuo, o Kaizen,  illustriamo alcuni esempi dei tipi di opportunità di miglioramento che potrebbero essere inclusi in questo esercizio.

Miglioramenti della Struttura della scheda Kanban

 
Queste sono idee per aiutare la struttura della scheda Kanban a riflettere più accuratamente il flusso di lavoro del tuo team. Potrebbero includere cose come:
  • Non pensi che i titoli principali "corsia" riflettano accuratamente i passaggi del flusso di lavoro del tuo team.
  • Si identifica la necessità di uno "stato di attesa" tra un passaggio attivo e un altro.
  • Si vede la necessità di più tipi di corsie "Fine", per mostrare l'avanzamento di diversi tipi di lavoro.

Miglioramenti del Flusso di Lavoro

 
Il tuo team probabilmente avrà anche idee su come migliorare il modo in cui viene utilizzata la scheda o su come comunicare attorno all'uso della scheda, ad esempio:
  • Riconosci la necessità di politiche di processo più chiare quando le carte vengono spostate e chi è responsabile del loro spostamento.
  • Ti rendi conto che non esiste un processo definito per quando le carte vengono "assegnate" a qualcuno e chi è responsabile dell'assegnazione delle persone alle carte.

Miglioramenti basati sulle Metriche

 
Nel primo post di questa serie, abbiamo discusso dell''impostazione della tua board per raccogliere le metriche Lean / Agile relative alle prestazioni del tuo team. Dopo aver esaminato queste metriche, il tuo team potrebbe identificare aree di miglioramento come:
  • Il nostro tempo di consegna sul tipo di lavoro X è il doppio rispetto ad altri tipi di lavoro. Perché?
  • Abbiamo un sacco di carte sedute negli stati di coda per più di una settimana alla volta. Perché?
  • Alcuni membri del team sembrano essere assegnati a 3-4 volte quante carte degli altri membri del team. È semplicemente a causa della diversa natura del loro lavoro o abbiamo un problema di distribuzione del lavoro da affrontare?

DO: L'INCONTRO KAIZEN

Riunioni Kaizen a torino 

Stabilisci l'ordine del giorno

È importante creare spazio affinché tutti questi tipi di miglioramenti possano essere espressi, in modo che il team si senta a proprio agio a parlare in futuro se ci saranno fattori che influenzano la sua capacità di svolgere al meglio il proprio lavoro.

Prima di immergerti nella discussione di idee di miglioramento specifiche, allinearti a un programma condiviso per l'incontro, che dovrebbe essere quello di:

  • Brainstorming di tutte le idee di miglioramento da discutere
  • Usa la scheda creata per rivedere e discutere sistematicamente ogni idea
  • Determina i passaggi successivi per ogni idea di miglioramento che il team decide di perseguire
  • Crea un piano su come misurare l'impatto di eventuali modifiche apportate

Migliora il Brainstorming

 
Una volta stabilito l'ordine del giorno della riunione, dedica qualche minuto all'inizio della riunione per consentire a tutti di aggiungere qualsiasi idea che potrebbe non essere già presente sulla scheda. Se stai usando la tua lavagna Kanban per facilitare la tua riunione, lascia che tutti aggiungano le carte usando il proprio laptop, piuttosto che chiedere a tutti di presentare a voce le idee (che possono essere intimidatorie per alcuni).

Sul tabellone, mostra un esempio di una carta con tutti i dettagli compilati come precedentemente deciso, come ad esempio:
  • Qual è il problema?
  • Quando si verifica il problema?
  • Chi interessa il problema?
  • Quale impatto ha attualmente il problema sul team?
  • Cosa cambierebbe se risolvessimo questo problema?
Ricorda a tutti che l'obiettivo di questo esercizio è aiutare il team a creare più valore per il cliente e che non ci sono idee "cattive". Avvia un timer per 5-10 minuti e consenti a tutti di mettersi al lavoro senza interruzioni.

Dai priorità alle carte più efficaci 

 
Kaizen a Torino, priorità!

Tempo scaduto! Se la tua squadra ha molte carte da discutere significa che il tuo team è attivamente impegnato nel miglioramento continuo! Ciò significa anche che dovrai trovare un modo per dare la priorità alle carte più efficaci rispetto a quelle che potrebbero non avere un impatto così grande sulla squadra.

Un modo per farlo? Se la tua scheda Kanban digitale ti consente di assegnare più persone a una carta, utilizza questa funzione per "votare" le idee più importanti per ogni persona. Decidi quanti "voti" ogni persona ottiene e dai a tutti alcuni minuti per "votare" le idee che sono più importanti per loro.

 

Una volta chiusa la "votazione", chiedi a una persona di calcolare i voti e di organizzare le carte dalla maggior parte dei voti al minimo, per determinare l'ordine in cui verranno discusse le idee.

Discuti e delega le carte più efficaci 


Uno a uno, consenti alla persona che ha creato ciascuna carta di presentarla alla squadra. Non devi necessariamente avere soluzioni a ciascuno dei problemi che identifichi, anzi, ti incoraggiamo ad evitare la "soluzione" fino a quando il tuo team non discuterà quale sia effettivamente il problema.

Per ogni carta, discuti i dettagli della carta e consenti a tutti i membri del team di aggiungere dettagli alla carta su come il problema li riguarda. Se sei d'accordo, come gruppo, che il problema deve essere risolto, fai brainstorming su soluzioni che potrebbero risolverlo.

Per correzioni più rapide, decidi quando implementare la modifica, chi sarà responsabile della sua attuazione e come misurare l'impatto della modifica.

Se sembra che la soluzione al problema sia più complessa, discutete sulla possibilità di suddividere questo problema in sottoattività minori. In tal caso, suddividi la carta in carte più piccole e decidi come gestirle nel team.

Se il problema è complesso ma non può essere risolto, delega alcuni membri del team ad indagare sul problema e tornare con alcune possibili soluzioni in un secondo momento.

Potresti non riuscire a discutere ogni singola carta sul tabellone, e va bene. Finché le carte con il maggior numero di voti vengono discusse e implementate, continuerai a fare progressi rispetto al tuo stato precedente.


Determina le azioni da intraprendere e come misurarne l'impatto 

La discussioni di ogni carta dovrebbe terminare con una conversazione sulle azioni da intraprendere. Vale a dire:

  • Quali sono i prossimi passi per attuare questo miglioramento?
  • Chi è responsabile per l'attuazione del miglioramento?
  • Come misureremo l'impatto del miglioramento?
  • Quando prevediamo di vedere i risultati di questo miglioramento?

Se hai utilizzato un tipo di carta Kaizen o una scheda Kaizen separata per tenere traccia delle tue idee di miglioramento, i passaggi successivi sono facili: aggiungi semplicemente tutti i dettagli che devi aggiungere a ciascuna carta per utilizzarla nel tuo normale flusso di lavoro e spostarla nel corsia appropriata. Decidete assieme cosa fare con le carte che hanno priorità minore. Possono rimanere nel tuo backlog oppure puoi scegliere di archiviarli, confidando che se continuano a essere un problema, affioreranno di nuovo in ulteriori conversazioni.

Intraprendi il cambiamento continuo con Easy Lean a Torino! 

Se hai utilizzato un tabellone separato, sposta le carte prioritarie sul tabellone principale dei tuoi team in modo da poter tenere traccia del lavoro di Kaizen insieme al lavoro esistente. Assicurati di aggiungere date di scadenza o altre misure di responsabilità in modo che questo lavoro non venga depriorizzato e dimenticato.

CHECK: REVISIONE DELL'IMPATTO DEGLI EFFETTI DI MIGLIORAMENTO

Avere una riunione regolare di Kaizen non è solo utile per aiutare il tuo team a identificare opportunità di miglioramento. È anche un ottimo modo per rendere responsabile il tuo team per misurare l'impatto delle attività di miglioramento.

Prima di lasciare la riunione Kaizen, assicurati di pianificare la prossima, durante la quale avrai di nuovo l'opportunità di discutere e attuare idee per il miglioramento continuo. Questo sarà anche il momento in cui dividerai i risultati delle tue attività di miglioramento. Mentre alcune attività di miglioramento richiederanno tempo per avere davvero un impatto misurabile, altre potrebbero avere risultati quasi immediati.

Nel prossimo post, discuteremo dell'ultimo passaggio del ciclo di miglioramento continuo (Aggiustamento)!

Impaziente di avere successo prima dei tuoi concorrenti? Le tecniche Lean ti possono aiutare! Rivolgiti al team di Easy Lean, per la consulenza Lean per implementazione di tutti gli strumenti snelli, tra cui Kanban, Kaizen, PDAC ecc. che renderanno la tua attività efficace ed efficiente! Partecipa anche ai nostri corsi Lean a Torino
 
Scopri di più sulla consulenza Lean a Torino!  
 
 
 




Le ultime NEWS



Combinazione pił efficace delle politiche di manutenzione industriale

Come accennato nel precedente articolo ti presentiamo oggi la strategia migliore secondo molteplici aziende Lean che l'hanno applicata ottenendo maggiore efficacia, efficienza e riduzione dei costi






Manutenzione industriale : Principi generali

Il concetto di manutenzione, inteso come singolo intervento su di una macchina o un’attrezzatura, è oggi superato!