• Non pensi che i titoli principali "corsia" riflettano accuratamente i passaggi del flusso di lavoro del tuo team.
• Si identifica la necessità di uno "stato di attesa" tra un passaggio attivo e un altro.
• Si vede la necessità di più tipi di corsie "Fine", per mostrare l'avanzamento di diversi tipi di lavoro.

Miglioramenti del Flusso di Lavoro

• Riconosci la necessità di politiche di processo più chiare quando le carte vengono spostate e chi è responsabile del loro spostamento.
• Ti rendi conto che non esiste un processo definito per quando le carte vengono "assegnate" a qualcuno e chi è responsabile dell'assegnazione delle persone alle carte.

Miglioramenti basati sulle Metriche

• Il nostro tempo di consegna sul tipo di lavoro X è il doppio rispetto ad altri tipi di lavoro. Perché?
• Abbiamo un sacco di carte sedute negli stati di coda per più di una settimana alla volta. Perché?
• Alcuni membri del team sembrano essere assegnati a 3-4 volte quante carte degli altri membri del team. È semplicemente a causa della diversa natura del loro lavoro o abbiamo un problema di distribuzione del lavoro da affrontare?

DO: L'INCONTRO KAIZEN

Stabilisci l'ordine del giorno È importante creare spazio affinché tutti questi tipi di miglioramenti possano essere espressi, in modo che il team si senta a proprio agio a parlare in futuro se ci saranno fattori che influenzano la sua capacità di svolgere al meglio il proprio lavoro. Prima di immergerti nella discussione di idee di miglioramento specifiche, allinearti a un programma condiviso per l'incontro, che dovrebbe essere quello di: Brainstorming di tutte le idee di miglioramento da discutere Usa la scheda creata per rivedere e discutere sistematicamente ogni idea Determina i passaggi successivi per ogni idea di miglioramento che il team decide di perseguire Crea un piano su come misurare l'impatto di eventuali modifiche apportate

• Qual è il problema?
• Quando si verifica il problema?
• Chi interessa il problema?
• Quale impatto ha attualmente il problema sul team?
• Cosa cambierebbe se risolvessimo questo problema?

Tempo scaduto! Se la tua squadra ha molte carte da discutere significa che il tuo team è attivamente impegnato nel miglioramento continuo! Ciò significa anche che dovrai trovare un modo per dare la priorità alle carte più efficaci rispetto a quelle che potrebbero non avere un impatto così grande sulla squadra. Un modo per farlo? Se la tua scheda Kanban digitale ti consente di assegnare più persone a una carta, utilizza questa funzione per "votare" le idee più importanti per ogni persona. Decidi quanti "voti" ogni persona ottiene e dai a tutti alcuni minuti per "votare" le idee che sono più importanti per loro.   Una volta chiusa la "votazione", chiedi a una persona di calcolare i voti e di organizzare le carte dalla maggior parte dei voti al minimo, per determinare l'ordine in cui verranno discusse le idee.

Discuti e delega le carte più efficaci 

Determina le azioni da intraprendere e come misurarne l'impatto 

La discussioni di ogni carta dovrebbe terminare con una conversazione sulle azioni da intraprendere. Vale a dire: Quali sono i prossimi passi per attuare questo miglioramento? Chi è responsabile per l'attuazione del miglioramento? Come misureremo l'impatto del miglioramento? Quando prevediamo di vedere i risultati di questo miglioramento? Se hai utilizzato un tipo di carta Kaizen o una scheda Kaizen separata per tenere traccia delle tue idee di miglioramento, i passaggi successivi sono facili: aggiungi semplicemente tutti i dettagli che devi aggiungere a ciascuna carta per utilizzarla nel tuo normale flusso di lavoro e spostarla nel corsia appropriata. Decidete assieme cosa fare con le carte che hanno priorità minore. Possono rimanere nel tuo backlog oppure puoi scegliere di archiviarli, confidando che se continuano a essere un problema, affioreranno di nuovo in ulteriori conversazioni.

Se hai utilizzato un tabellone separato, sposta le carte prioritarie sul tabellone principale dei tuoi team in modo da poter tenere traccia del lavoro di Kaizen insieme al lavoro esistente. Assicurati di aggiungere date di scadenza o altre misure di responsabilità in modo che questo lavoro non venga depriorizzato e dimenticato.

CHECK: REVISIONE DELL'IMPATTO DEGLI EFFETTI DI MIGLIORAMENTO

Avere una riunione regolare di Kaizen non è solo utile per aiutare il tuo team a identificare opportunità di miglioramento. È anche un ottimo modo per rendere responsabile il tuo team per misurare l'impatto delle attività di miglioramento.

Prima di lasciare la riunione Kaizen, assicurati di pianificare la prossima, durante la quale avrai di nuovo l'opportunità di discutere e attuare idee per il miglioramento continuo. Questo sarà anche il momento in cui dividerai i risultati delle tue attività di miglioramento. Mentre alcune attività di miglioramento richiederanno tempo per avere davvero un impatto misurabile, altre potrebbero avere risultati quasi immediati.

Nel prossimo post, discuteremo dell'ultimo passaggio del ciclo di miglioramento continuo (Aggiustamento)!

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