Il Lean Office rappresenta l’applicazione dei principi del Lean Thinking a tutti i processi d’ufficio con l’obiettivo di ottimizzare le risorse interne ed offrire ai clienti un servizio migliore.

 

Negli uffici, l’eliminazione di sprechi non riguarda scarti o scorte, bensì, informazioni e decisioni che attraversano diversi reparti aziendali. 

 

Questa metodologia rende i processi più efficienti eliminando la burocrazia e riducendo così il tempo di risposta delle richieste del cliente. Il tutto restituendo output puntuali e corretti.                 

 

 

La trasformazione avviene tramite i seguenti passaggi:

• Value: individuazione del cliente (interno ed esterno) e ciò che genera valore per lui 
• Map: mappatura e misurazione dei processi, quest’ultimi nel caso degli uffici, sono meno visibili e tangibili poiché riguardano dinamiche astratte. In questa fase il coinvolgimento delle risorse interne è essenziale. 
• Flow: individuazione ed eliminazione degli sprechi per creare un vero e proprio flusso di attività senza interruzioni 
• Pull: programmazione e realizzazione di ciò che il cliente (interno ed esterno) desidera concretamente. Il tutto nel momento esatto in cui lo vuole. 
• Perfection: assunzione della perfezione come riferimento per i programmi di miglioramento continuo. 

Le tre metodologie di analisi ed ottimizzazione dei processi

 

Oggi andremo a focalizzarci sulle 3 principali metodologie per mappare e analizzare i processi: il Pro.Act.A., la Swim Lane e la Processes Maturity Matrix.

 

Il Pro.Act.A. è una metodologia che, tramite un’autorilevazione da parte del personale coinvolto, permette di ottenere una mappatura che evidenzia l’effort speso dalle risorse (FTE), i dettagli delle attività svolte permettendo così di stimare il potenziale recupero dei diversi scenari organizzativi. I dati vengono raccolti in un database normalizzato, il quale si basa su un procedimento volto all'eliminazione della ridondanza informativa.

 

La Swim Lane è una tecnica visual di mappatura che può essere strutturata solo coinvolgendo un team interfunzionale.  In questo modo viene eseguita un’analisi critica delle procedure e delle abitudini che attraversano i diversi reparti aziendali. Quest’ultime vengono classificate per poterne identificare i passaggi essenziali e quelli superflui. L’obiettivo, infatti, è quello di ottenere una visione globale dei processi per farne prendere consapevolezza alle risorse interessate. 

 

La Processes Maturity Matrix è una metodologia utilizzabile solo se sono già noti i processi critici siccome lo scopo è quello di valutare il loro indice di maturità. Per calcolarlo vengono eseguiti i seguenti step:  

• Flow: comprendere quanto il processo è senza ricircoli e passaggi inutili 
• Tool: individuare qual è l’efficacia dei supporti informativi 
• Integration: approfondire il livello di integrazione del processo con l’organizzazione e con gli altri processi 
• Organization: definire quanto sono chiare le modalità esecutive e le responsabilità 
• People: quantificare il livello di competenze sia tecniche che gestionali sui processi rispetto al coinvolgimento delle persone.